Поздравления по электронной почте: лучшие формальные и неформальные электронные письма

Как говорится в старой поговорке, у вас никогда не будет второго шанса произвести первое впечатление. И когда дело доходит до написания электронного письма, ваше приветствие в электронном письме может повлиять на то, как получатель увидит вас, и даже на то, прочитают ли они ваше сообщение.

Сегодня мы делимся вакансиями электронной почты, которые вы можете использовать в профессиональных электронных письмах или в неформальных сообщениях.

Лучшие приветствия по электронной почте

Иногда бывает сложно выбрать лучшее приветствие для письма. Вот пять примеров, которые почти всегда уместны:

1. Привет (имя) — Когда дело доходит до приветствия по электронной почте, трудно превзойти «Привет (имя)».Это подходит для любой ситуации, когда вы знаете и используете имя получателя. Если вы обращаетесь к получателю с Mr./Ms. + фамилия, однако вместо этого выберите один из более формальных вариантов ниже. И помните, что «Привет!» строго для неофициальной электронной почты.
2. Здравствуй (имя) — Еще одно универсально приемлемое приветствие «Здравствуйте (имя)» считается немного более формальным, чем «Привет», и может использоваться как с именем, так и с господином/госпожой. + фамилия.
3. Уважаемый (имя) — «Уважаемый (имя)» подходит для всех формальных электронных писем, но имеет немного старомодный вид, что делает его менее подходящим для неформальных сообщений.
4. Привет — Это обычное и вежливое приветствие для электронного письма, отправленного группе или одному получателю, если вы не знаете, как правильно написать его имя.
5. Доброе утро/день/вечер — Это еще один вежливый способ открыть электронное письмо группе людей, или его можно персонализировать, добавив имя отдельного получателя.

Профессиональный совет: Избегайте этих ошибок в приветствии по электронной почте

Хотя может показаться, что в коротком вступительном слове мало что может пойти не так, вот несколько распространенных ошибок, которых следует избегать в приветствии по электронной почте:

• Если вы используете имя человека в своем приветствии, всегда проверяйте правильность его написания!
• Если вы не уверены в поле получателя, избегайте использования почетного обращения «мистер» или «мисс» + фамилия. Вместо этого используйте их полное имя. «Уважаемый господин или госпожа» также больше не считается опцией, учитывающей пол.
• Несмотря на то, что технически правильно, фраза «Кого это может касаться» сегодня многими людьми считается безличной и чрезмерно формальной. Вместо того, чтобы рисковать откладывать их, не рискуйте, используя вместо этого одно из официальных приветствий, перечисленных выше.
• Приветствия по электронной почте должны быть отмечены запятой, а не восклицательным знаком или точкой.

Профессиональные стартеры электронной почты

После того, как вы выбрали приветствие, пришло время начать ваше сообщение.В профессиональном электронном письме вы можете начать с вежливого заявления о доброй воле, прежде чем переходить к причине вашего сообщения.

• Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас.
• Надеюсь, ваша неделя проходит гладко.
• Надеюсь, вы хорошо провели выходные.

Обратите внимание, что все эти стартовые фразы сформулированы как пожелания, а не как вопросы: «Как прошли ваши выходные?» может чувствовать себя навязчивым. Но если вы знаете человека, и он сказал вам, например, что собирается в отпуск, вы можете начать с «Как прошел ваш отпуск?» или аналогичный вежливый вопрос.

Теперь перейдите к причине вашего письма. Старайтесь быть лаконичным — это показывает, что вы уважаете время получателя. Эти фразы могут помочь вам представить основное содержание вашего сообщения.

• Я обращаюсь к вам, потому что…
• Я отправляю вам электронное письмо на…
• Я надеюсь получить ваш вклад в…
• Я пишу, чтобы сообщить вам…

Примеры неофициальных писем

Если вы пишете коллеге, которого хорошо знаете, вполне нормально начать с «Привет!» или «Привет, это снова я!» Может быть приятно придать вашему электронному письму индивидуальный подход — вы можете начать с поздравления с недавним достижением или спросить о проекте, над которым они работают. Также можно привнести легкую нотку юмора в начало письма:

• Надеюсь, вы выпили кофе!
• Вы можете присесть, прежде чем читать это.
• Я буду краток, обещаю!
• Надеюсь, ты переживешь рабочую неделю.

Просто имейте в виду золотое правило электронной почты на рабочем месте: вы никогда не знаете, кому может быть переадресовано электронное письмо, поэтому обязательно сохраняйте любой юмор уместным.

Как начать отвечать по электронной почте

Если вы получили ответ на свое электронное письмо и вам нужно отправить ответ, посмотрите, как человек подписал свое сообщение. Например, если вы отправили электронное письмо «Уважаемая миссис Смит», но она подписала свой ответ как «Джеки», следуйте ее примеру и начните свой ответ со слов «Привет, Джеки». В профессиональном контексте также считается хорошим тоном начинать ответ с некоторой благодарности:

• Спасибо за вашу помощь.
• Я ценю обновление.
• Спасибо за ваш быстрый ответ.
• Рад слышать тебя.

Профессиональные вакансии для последующих писем

Иногда вам приходится обращаться к человеку во второй раз — например, если у вас есть новая информация, которую нужно предоставить, или если вы не получили ответа. Вот несколько фраз для начала:

• Я хотел поговорить с вами о…
• Как упоминалось в моем электронном письме/на нашей последней встрече/в нашем телефонном звонке…
• Я проверяю.
• Можете ли вы предоставить мне обновленную информацию о…
• Как и обещал, отправляю…

Мы надеемся, что наши поздравления по электронной почте помогут вам в следующий раз, когда вы будете смотреть на пустой экран! Мы с нетерпением ждем ваших отзывов ниже.

Изображения: 1&1/Shutterstock

52 человека считают эту статью полезной.

Спасибо за ваш отзыв!