Уважаемый Литтлер! Можем ли мы добавить новые категории в наши формы самоидентификации при приеме на работу для пола и расы?

Дорогой Литтлер: Я работаю в отделе кадров в крупной калифорнийской компании с филиалами по всей стране. Мы гордимся нашей разнообразной и инклюзивной рабочей силой и призываем сотрудников самостоятельно определять свою расу/этническую принадлежность и пол. В прошлом году ряд сотрудников оставили пустыми категории «пол» и «раса», заявив, что они слишком ограничивают. В этом году я хотел бы изменить формы, включив в них параметр «небинарный» в дополнение к «мужской» и «женский», а также категорию «другое» для расы/этнической принадлежности. Это кажется простым способом заставить всех сотрудников чувствовать себя желанными. Есть ли какие-либо проблемы с моими действиями?

— Охраняемый в Глендейле

Дорогой охраняемый:

Это здорово, что вы осознаете важность создания рабочей среды, которая приглашает и принимает. Фактически, ваш родной штат Калифорния недавно принял закон, который требовать более инклюзивный подход к кадровой документации. Однако в определенных ситуациях есть некоторые нюансы самоидентификации, которые потребуют вдумчивого подхода к пересмотру форм добровольной самоидентификации как по полу, так и по расе.

Что касается самоидентификации в отношении пола, похвально, что ваша компания признает сложность гендерной идентичности, которая отличается от сексуальной ориентации. Лица, которые идентифицируют себя как «небинарные», могут включать трансгендеров, гендерно неконформных и интерсексуалов.Эти люди обладают гендерной идентичностью, которая не подпадает исключительно под категории мужчина/мужчина или женщина/женщина 1 , поэтому указание того или иного пола в анкете о приеме на работу может быть неоправданно ограничительным.

Ряд штатов и населенных пунктов за последние пару лет столкнулись с этой проблемой, приняв законы или постановления, позволяющие людям выбирать третий вариант в документах местного правительства, таких как водительские права и свидетельства о рождении. В Калифорнии Закон о признании пола от 2017 года 2 ввел третий, небинарный гендерный маркер для калифорнийских свидетельств о рождении, водительских прав и других удостоверений личности. Закон также отменил требование получения справки от врача и обязательного присутствия на судебном заседании при подаче петиции об изменении гендерного маркера. Примечательно, что по закону работодатель не может заставлять сотрудников выбирать «мужской» или «женский» в качестве единственного варианта гендерного маркера в документах о приеме на работу, если этого не требует федеральный закон.

Калифорнийский закон был принят всего через несколько месяцев после того, как Орегон стал первым штатом, разрешившим использовать недвоичный гендерный маркер «X» в документах, удостоверяющих личность штата, и водительских правах. 3 Законы или постановления, предусматривающие возможность выбора третьего пола как минимум в одном типе формы правления, также были приняты в Арканзасе, Колорадо, Гавайях, Индиане, Мэне, Мэриленде, Миннесоте, Нью-Гемпшире, Нью-Джерси, Пенсильвании, штате Вашингтон, Вашингтоне, округ Колумбия и Нью-Йорк. 4 Ожидается, что эта тенденция сохранится.

Так, Охраняемый, некоторые штаты и населенные пункты уже предоставляют небинарные опционы на официальные документы, и — как в случае с Калифорнией —обязывать работодатели должны быть менее строгими, когда речь идет о самоидентификации в заявлениях о приеме на работу, страховых формах и других документах о трудоустройстве. Поэтому рекомендуется, чтобы ваш отдел кадров изучил формы и базы данных компании, чтобы убедиться, что предоставляется небинарный гендерный вариант.Точно так же работодатели поощряются к гибкости, когда речь идет о гонка самоидентификация, когда некоторые могут предпочесть отметить «другое», а не чувствовать себя ограниченными обычными предложениями.

При этом, как уже упоминалось, есть важная оговорка: требования федерального законодательства. В частности, если ваша компания обязана подавать информационный отчет о работодателе по стандартной форме 100 (EEO-1), вам необходимо установить отдельный процесс для обеспечения соблюдения этого федерального мандата.

При чем здесь EEO-1?

Ваш вопрос не проясняет, ведет ли ваша компания какие-либо дела с федеральным правительством, но вы упомянули, что ваша организация крупная. Как правило, если в вашей компании работает 100 или более сотрудников, или если она является подрядчиком федерального правительства или субподрядчиком первого уровня, в котором работает не менее 50 сотрудников, и имеет деловые отношения с федеральным правительством на сумму не менее 50 000 долларов США, она должна ежегодно подавать документы до 31 марта. (хотя в этом году крайний срок был продлен до 31 мая из-за закрытия правительства) отчет EEO-1 с Совместным комитетом по отчетности EEO-1. 5 В этом опросе охваченный работодатель должен указать всех сотрудников, классифицированных по расе, полу и категории работы.

И Комиссия по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC), и Управление программ соблюдения федеральных контрактов Министерства труда (OFCCP) используют информацию из EEO-1 для контроля за соблюдением федерального закона о борьбе с дискриминацией, поддержки соблюдения гражданских прав и анализа моделей занятости. 6 Например, Исполнительный указ 11246 запрещает федеральным подрядчикам, на которые распространяется действие договора, дискриминировать при принятии решений о приеме на работу по признаку расы, цвета кожи, религии, пола, сексуальной ориентации, гендерной идентичности или национального происхождения и требует от этих организаций принятия позитивных мер для обеспечения равных возможностей. обеспечивается в их рабочей силе.

Штрафы за несоблюдение EEO-1 могут быть значительными для федерального подрядчика.OFCCP может расторгнуть или приостановить весь или часть существующего контракта и запретить подрядчику вести деловые отношения с государством в будущем. Несмотря на то, что за несоблюдение большинством работодателей требования отчетности EEO-1 не предусмотрены гражданско-правовые санкции, EEOC может обратиться в суд, чтобы добиться соблюдения. И там находятся более строгие наказания для работодателей, которые умышленно подают ложные отчеты EEO-1.

Как EEOC, так и OFCCP заявили, что самоидентификация является предпочтительным методом определения информации о расе и этнической принадлежности для отчета EEO-1, и что работодатели фактически требуется попытаться разрешить сотрудникам использовать самоидентификацию для заполнения отчета EEO-1. 7

К сожалению, категории в отчете EEO-1 относительно негибкие.

Что касается гендерной отчетности, то в прошлом работодатели должны были классифицировать каждого сотрудника как «мужчину» или «женщину». Недавно EEOC предоставил руководство о том, как работодатели должны сообщать о сотрудниках, чья гендерная идентичность не является ни «мужской», ни «женской». В частности, EEOC выпустила FAQ, в котором говорится, что сотрудники, которые идентифицируют себя как небинарные, должны быть перечислены в поле для комментариев в форме EEO вместе с другой необходимой информацией (диапазон оплаты, категория работы, раса, этническая принадлежность), относящаяся к этим сотрудникам. Эта информация должна сопровождаться фразой «Дополнительные данные о сотрудниках».

Что касается расы / этнической принадлежности, текущие категории включают: латиноамериканец или латиноамериканец; Белый (не латиноамериканец или латиноамериканец); Черный или афроамериканец (не латиноамериканец или латиноамериканец); коренной житель Гавайских островов или других островов Тихого океана (не латиноамериканец или латиноамериканец); азиат (не латиноамериканец или латиноамериканец); Американский индеец или коренной житель Аляски (не латиноамериканец или латиноамериканец); и две или более расы (не латиноамериканцы или латиноамериканцы). Руководство EEOC предостерегает работодателей от использования или добавления каких-либо категорий расы/этнической принадлежности, кроме тех, которые используются в форме EEO-1, и что «все сотрудники должны быть учтены. Не существует категорий «ДРУГИЕ» или «НЕИЗВЕСТНО» расовой/этнической принадлежности. ." 8

Между молотом и наковальней?

Итак, что должен делать работодатель, если сотрудники отказываются указывать свою расу или пол или предъявлять действительные удостоверения личности с небинарным гендерным маркером для целей отчета EEO-1?

EEOC уже рассмотрел этот вопрос в отношении отказа от самоидентификации расы / этнической принадлежности. В этом случае работодатель может обратиться к существующим записям о занятости или вызвать наблюдателя. Рекомендуется, чтобы — если это возможно — кто-то из отдела кадров, который не осуществляет надзор или иным образом не принимает решения о трудоустройстве в отношении сотрудника, сделал это определение. Это, конечно, становится немного сложнее, когда от наблюдателя требуется провести гендерную идентификацию.

Ваше первоначальное желание внести поправки в документы вашей компании, предусмотрев возможность выбора небинарного пола, не только допустимо, но и, в случае вашего штата, необходимо. Рекомендуется, чтобы в дополнение к просмотру текущих форм и заявлений ваша компания пересмотрела формулировки, используемые в справочниках и других политиках занятости, с прицелом на гендерно-нейтральную терминологию.

Если ваша компания действительно обязана подавать отчет EEO-1, а сотрудник представляет удостоверение личности с небинарным гендерным маркером, вы должны следовать часто задаваемым вопросам EEOC и перечислять каждого такого сотрудника в поле для комментариев вместе со всеми другими необходимыми данными. Информация.

Однако если сотрудник отказывается идентифицировать себя, вам все равно нужно будет получить информацию, необходимую для подачи отчета. Это может быть сделано на индивидуальной основе или в отдельной форме, в зависимости от того, сколько сотрудников затронуто.

Чтобы облегчить этот потенциально неудобный процесс, подчеркните с самого начала, что любая самоидентификация добровольный, и объясните, почему информация собирается —например, Федеральный закон требует компания должна вести учет пола, расы или этнической принадлежности каждого сотрудника, и что компания ограничена категориями, перечисленными в отчете EEO-1.Объясните, что добровольная самоидентификация поощряется, и закон обяжет работодателя принять решение на основе имеющейся документации или наблюдения, если работник откажется — сценарий, который потенциально неудобен для всех участников, поэтому добровольная идентификация предпочтительнее. Заверьте сотрудников в том, что информация будет храниться в тайне и использоваться только в соответствии с положениями применимых законов, в том числе тех, которые требуют, чтобы информация была обобщена и передана правительству для обеспечения соблюдения гражданских прав.

Это также возможность для работодателя подтвердить свою позицию работодателя, предоставляющего равные возможности, а также свою политику недискриминации.

Определение вашей обязанности подавать отчет EEO-1 в первую очередь, не говоря уже о его заполнении, может быть сложным процессом. Эта сложность усугубляется балансированием чувствительности сотрудников с требованиями федерального законодательства и законов штата. Из-за запутанных проблем, связанных с этим, Охраняемый, рекомендуется, чтобы вы работали с консультантом при заполнении отчета EEO-1, если у вас есть дополнительные проблемы, а также при составлении добровольных форм самоидентификации и сообщений сотрудников о процессе. Удачи.

См. сноски

1 Ариэль Уэбб, MS, Эмми Мацуно, MA, Стефани Бадж, доктор философии, Мира Кришнан, доктор философии, и Кимберли Болсам, доктор философии, Информационный бюллетень: небинарная гендерная идентичность, Американская психологическая ассоциация, (2015).

2 Законопроект Сената Калифорнии № 179, Закон о признании пола от 2017 года.